Weniger Steuern, mehr Freiheit: Steuerabzüge für Remote-Arbeitende
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Grundlagen: Was Remote-Arbeitende wirklich absetzen können
Viele Länder, darunter Deutschland, kennen eine Homeoffice-Pauschale. In Deutschland sind es derzeit 6 Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro im Jahr. Notiere dir echte Homeoffice-Tage konsequent im Kalender. Ein kleiner Tipp aus der Praxis: Ein monatlicher Reminder hilft, nichts zu vergessen und sorgt für nachvollziehbare, prüfbare Aufzeichnungen.
Grundlagen: Was Remote-Arbeitende wirklich absetzen können
Ein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer muss nahezu ausschließlich beruflich genutzt werden. Die Arbeitsecke im Wohnzimmer ist oft nicht ausreichend. Eine Leserin, Lea, trennte ihren Schreibtisch endlich vom Sofa – und konnte erstmals Raumkosten anteilig berücksichtigen. Prüfe ehrlich, ob dein Raum die Kriterien erfüllt, bevor du ihn ansetzt.
Ausrüstung und Technik korrekt geltend machen
Teurere Arbeitsmittel werden meist über mehrere Jahre abgeschrieben. Prüfe, ob es sich um ein geringwertiges Wirtschaftsgut handelt oder über die Nutzungsdauer verteilt werden muss. Eine saubere Zuordnung verhindert Diskussionen. Trage Anschaffungskosten, Datum, Gerätetyp und beruflichen Nutzungsanteil direkt in deine Übersicht ein.
Ausrüstung und Technik korrekt geltend machen
Abos für Videokonferenzen, Passwortmanager, Design-Tools oder Cloud-Speicher sind oft anteilig absetzbar. Schätze den beruflichen Nutzungsanteil realistisch und dokumentiere deine Begründung. Ein kurzes Monatsprotokoll, welche Tools du dienstlich verwendest, macht dein Vorgehen plausibel und spart Zeit bei der Steuererklärung.
Ausrüstung und Technik korrekt geltend machen
Ein höhenverstellbarer Tisch oder ein ergonomischer Stuhl schont Rücken und Nerven – und kann steuerlich berücksichtigt werden. Notiere Einsatzzweck und berufliche Nutzung. Eine Lesergeschichte: Nach Monaten mit Nackenschmerzen kaufte Jonas einen Monitorarm, arbeitete konzentrierter und verbuchte die Kosten nachvollziehbar, weil er alles ordentlich dokumentiert hatte.
Internet, Telefon und Strom anteilig absetzen
Prozentuale Aufteilung mit Sinn
Ermittle deinen beruflichen Anteil anhand von Nutzungszeiten, Bandbreite oder Gesprächsminuten. Eine konservative, klar begründete Quote wirkt vertrauenswürdiger als eine blind gewählte Zahl. Halte fest, warum du dich für genau diesen Prozentsatz entschieden hast, und aktualisiere ihn, wenn sich deine Arbeitsrealität ändert.
Messbare Belege statt Schätzwert-Wirrwarr
Nutze Router-Logs, App-Statistiken oder Telefondetails, um berufliche Nutzung zu belegen. Ein kurzer Wochenbericht mit Meetings, Uploads und Projekten kann als nachvollziehbarer Indikator dienen. Je konkreter deine Spuren, desto weniger Rückfragen wirst du erleben – besonders wichtig für Remote-Arbeit mit hohem Datenaufkommen.
Stromkosten des Arbeitsplatzes
Berechne den Verbrauch deiner Geräte mit typischen Wattzahlen und Arbeitsstunden. Monitor, Dockingstation und Router summieren sich. Dokumentiere deine Annahmen offen, etwa mit Herstellerangaben oder Messsteckdosen. Eine transparente Herleitung erhöht die Akzeptanz und hilft dir, künftige Anschaffungen energiebewusster zu planen.
Grenzfälle und häufige Fehler vermeiden
Achte darauf, dieselben Kosten nicht zweimal anzusetzen. Wer die Homeoffice-Pauschale nutzt, sollte nicht gleichzeitig dieselben Raumkosten nochmals als Einzelposten geltend machen. Prüfe vor Abgabe, ob Pauschalen und Einzelabzüge sauber getrennt sind. Eine kurze Endkontrolle spart später Nerven.
Private und berufliche Nutzung sollten ehrlich abgegrenzt werden. Ein gemeinsamer Familien-Laptop ist schwer voll abzusetzen. Ein eigenes Benutzerprofil, klare Nutzungszeiten oder ein separates Gerät helfen dir, einen realistischen beruflichen Anteil plausibel zu machen und Diskussionen mit dem Finanzamt zu vermeiden.
Wechselst du die Wohnung oder teilst Räume mit anderen, ändert sich oft der absetzbare Anteil. Notiere Datum, Quadratmeter und Nutzung vor und nach dem Umzug. Bei geteilten Arbeitsbereichen sind klare Vereinbarungen hilfreich, damit du deinen Anteil belegen kannst, ohne Widersprüche in deinen Unterlagen zu erzeugen.
Wenn Arbeitgeber Kosten übernimmt
Erstattet dein Arbeitgeber Internet, Equipment oder Co-Working, mindert das oft deinen eigenen absetzbaren Betrag. Hebe Vereinbarungen und Abrechnungen auf, um Doppelansätze zu vermeiden. Absprache lohnt sich: Einheitliche Regelungen im Team erleichtern den Überblick und vermeiden Missverständnisse bei späteren Prüfungen.
Digital Nomads und steuerlicher Wohnsitz
Wer viel reist, sollte prüfen, wo der steuerliche Wohnsitz liegt und welche Regeln dort gelten. Tage, Bindungen und Doppelbesteuerungsabkommen spielen eine Rolle. Führe ein Reisetagebuch und sichere dir relevante Visa- und Meldedaten, damit deine Steuererklärungen konsistent und rechtssicher bleiben.
Reisekosten vs. Standortkosten
Unterscheide klar zwischen wiederkehrenden Standortkosten wie Co-Working-Pässen und projektbezogenen Reisen. Dokumentiere Zweck, Dauer und Ergebnisse deiner Trips. Eine kleine Nachbereitung nach jeder Reise – was wurde erreicht, welche Meetings fanden statt – stützt die berufliche Veranlassung und erleichtert spätere Nachweise.
Story: Wie Jonas entspannt 1.140 Euro herausholte
Jonas arbeitete plötzlich dauerhaft remote und verlor sich im Beleg-Chaos. Ein Jahr später stellte er fest, dass er kaum etwas abgesetzt hatte. Er schrieb alles auf einen Zettel – und merkte, wie viele kleine Posten längst verflogen waren.
Story: Wie Jonas entspannt 1.140 Euro herausholte
Er begann, Homeoffice-Tage im Kalender zu markieren, Belege sofort zu scannen und berufliche Geräte separat zu nutzen. Nach drei Monaten war sein System eingespielt. Er rechnete fair, dokumentierte ruhig und reduzierte seine Steuerlast deutlich – ohne aggressive Tricks.
Dein Mitmach-Plan: Von Null zur soliden Remote-Steuerstrategie
Stelle Timer, öffne dein E-Mail-Postfach und sammle Belege der letzten drei Monate. Lege Ordner für Hardware, Software, Raum, Reisen und Pauschalen an. Trage erste Beträge ein und markiere offene Fragen. Dieser Startschuss gibt dir sofort Struktur und Motivation.